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职场礼仪之接电话处理小技巧

来源:    2013-03-19     浏览:: 次 [ 打印 ]  [ 收藏 ]  [ 关闭 ]
当你给他人打电话时,你应调整好自己的思路。那么,当你的电话铃响起之时,你应该尽快集中自己的精力,暂时放下手头正在做的事情,以便你的大脑能够清晰地处理电话带来的信息或商务。当然,上述过程应该迅即完成,如果你让电话铃响得时间过长,对方会挂断电话,你便会失去得到信息或生意的机会。以下几点是你在接电话时可以参考和借鉴的技巧: 
  1
、随时记录
 
  
在手边放有纸和铅笔,随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备,而不得不请求对方重复,这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。
 
  2
、自报家门

  
一拿起电话就应清晰说出自己的全名,有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样,一旦对方说出其姓名,你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。 
  3
、转入正题
 
  
当你接听电话时,不要哼哼哈哈地拖延时间,而应立即做出反应。一个好的开场白可能是:您需要我做什么?当你觉出对方有意拖延时间,你应立即说:真不巧!我正要参加一个会议,不得不在5分钟后赶到会场。这样说会防止你们谈论不必要的琐事,加速商务谈话的进展。
 
  4
、避免将电话转给他人
 
  
自己接的电话尽量自己处理,只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时,你应该向对方解释一下原因,并请求对方原谅。例如,你可以说:布朗先生会处理好这件事的,请他和您通话好吗?在你作出这种决定之前,应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如,你可以说:对于这件事,我们很快会派人跟您联系的。
” 
  5
、避免电话中止时间过长
 
  
如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料,应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说:您是稍候片刻,还是过一会儿我再给您打过去?
” 
  
让对方等候时,你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键,就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间,你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如,你可以说:约翰先生,我已经快替您找完了,请您再稍候片刻。当你查找完毕,重新拿起电话时,可以说:对不起,让您久等了,以引起对方的注意。
 
  
对于接电话的人来讲,当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻,这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话,你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说:你能否稍等?我正在接听一个电话。如果打来电话的人只是有一些小事,便可以当即回绝,然后迅即转向第一个电话,而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。
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